LUWU TIMUR,FAKJUR — Agenda seorang camat biasanya berakhir di kalender meja, buku catatan, atau pesan singkat di grup WhatsApp. Di Kecamatan Tomoni Timur, Kabupaten Luwu Timur, pola itu mulai diubah. Sejak 8 Mei 2024, kantor kecamatan ini mengembangkan Si CAKAP (Sistem Camat Kelola Agenda Publik), sebuah sistem digital untuk mengelola sekaligus membuka agenda Camat kepada publik.
Si CAKAP menggunakan Google Calendar sebagai basis pengelolaan jadwal. Agenda Camat tidak lagi hanya menjadi urusan internal kantor. Jadwal kegiatan dapat dipublikasikan melalui situs resmi kecamatan dan dibagikan melalui WhatsApp kepada perangkat desa.
Gagasannya sederhana: ketika agenda pemerintahan diketahui lebih awal, koordinasi semestinya menjadi lebih mudah.
Pada tahap awal, Camat Tomoni Timur memasukkan sendiri agenda harian ke dalam akun Google Calendar khusus. Dua pekan pertama digunakan untuk membangun kebiasaan pencatatan dan memastikan seluruh kegiatan tercatat secara sistematis.
Pada pekan ketiga, kalender tersebut mulai disinkronkan dengan perangkat Camat dan staf. Agenda kemudian dibagikan melalui grup WhatsApp perangkat desa serta kanal resmi Kecamatan Tomoni Timur.
Implementasi penuh dilakukan pada Agustus 2024. Tahap ini disertai penyusunan standar operasional prosedur, pelatihan bagi staf, dan penataan tampilan agenda agar lebih mudah dibaca masyarakat.
Sistem ini bekerja dalam empat tahapan: agenda dibuat, dipublikasikan, diakses oleh pihak yang berkepentingan, lalu dievaluasi. Perubahan atau pembatalan agenda juga diperbarui pada sistem agar informasi yang beredar tidak tertinggal.
Menurut rancangan operasionalnya, agenda ditargetkan masuk ke sistem dalam waktu paling lama 10 menit. Setelah itu, informasi dijadwalkan dipublikasikan melalui kanal yang tersedia paling lama 15 menit. Perubahan agenda ditargetkan diperbarui maksimal 10 menit.
Targetnya bukan sekadar mempercepat pekerjaan administrasi. Kecamatan menetapkan sedikitnya 95 persen agenda dapat dipublikasikan dalam waktu 15 menit setelah dimasukkan ke kalender.
Dari evaluasi awal, penggunaan Si CAKAP disebut membantu mempercepat koordinasi, mengurangi kemungkinan benturan jadwal, serta membuat agenda kerja Camat lebih tertata. Informasi kegiatan juga menjadi lebih mudah diketahui perangkat desa dan masyarakat.
Di sisi lain, sistem ini menempatkan transparansi sebagai bagian dari pengelolaan agenda pemerintahan. Masyarakat tidak harus selalu menunggu informasi kegiatan dari kantor kecamatan. Agenda yang memang dapat dibuka untuk publik dapat dilihat melalui kanal yang telah disediakan.
“Dengan Si CAKAP, kita ingin mewujudkan tata kelola pemerintahan yang terbuka, lebih efisien, dan dekat dengan masyarakat,” demikian gagasan yang dikedepankan dalam pengembangan inovasi tersebut.
Nama Si CAKAP sendiri merujuk pada Sistem Camat Kelola Agenda Publik. Bukan sekadar aplikasi baru, sistem ini dirancang sebagai mekanisme kerja: mencatat agenda, menyebarkan informasi, mengoordinasikan pihak terkait, dan mengevaluasi pelaksanaannya.
Ke depan, sistem tersebut dirancang untuk dikembangkan lebih lanjut, termasuk kemungkinan mengintegrasikan data agenda dengan laporan kegiatan bulanan. Dengan begitu, kalender kerja tidak berhenti sebagai daftar jadwal, tetapi dapat menjadi bagian dari dokumentasi kinerja pemerintahan kecamatan.
Di tengah tuntutan pelayanan publik yang semakin terbuka, Si CAKAP menawarkan pendekatan yang relatif sederhana: mulai dari kalender, lalu mengubahnya menjadi informasi publik. (Kas)
